Применение "Wf" к BPR
О разной применимости "Wf" к разным процессам
Наибольшая новизна BPR - ориентация на процессы. "Wf" по самой своей природе - процессно-
ориентированы. В общем, это делает "Wf" прекрасным кандидатом на воплощение результатов
BPR. Но не все процессы подходят для поддержки посредством "Wf". Лучшими кандидатами
являются процессы, которые либо "многокопийны", либо связаны с большими рисками, либо
длинны. Такие процессы имеют больше шансов на то, что затраты будут перекрыты
преимуществами (что должно быть показано и с использованием анализа "Value Chains). При этом
закупочная цена системы "Wf" - лишь малая часть полных затрат на внедрение процесса. Затраты
на внедрение в основном состоят из затрат на кадры: от затрат на конфигурирование системы для
специфического процесса до затрат на обучение пользователей. Затраты на внедрение составляют
барьер для внедрения в случае процессов с малым вкладом в добавочную потребительную
стоимость. Отсюда следует, что снижение затрат и проблем при внедрении повышает число и
разнообразие процессов, которые могут быть поддержаны "Wf".
О риске унификации процессов
Распространенная попытка ускорить возврат инвестиций в "Wf" состоит в том, что единственный
вариант процесса внедряется в рамках всей большой организации или даже для множества
организаций. В этом состоит скрытая опасность, которой практики BPR должны остерегаться.
Разные люди и группы людей часто достигают одной цели с помощью разных процессов. Это не
рассматривается как отказ от унификации в организации, а как разрешение различным участникам
оптимизировать свой ВД. Центральное управление, при котором внедряется один процесс в
рамках всей организации, может разрушить возможность организации тонко настраивать
групповое поведение.
Одно из преимуществ BPR состоит в том, что методология работает на всех уровнях. Ясно, что
наибольшая победа скорее будет достигнута на уровне всей компании, но те же принципы
работают на уровне маленькой команды. Однако, эти возможности масштабирования отличаются
от возможностей "Wf", чья механическая природа может быть более ригидной, чем у ручной
системы. В результате - риск того, что система, спроектированная для некоей "средней" команды,
окажется непригодной ни для одной команды.
Искажение процессов
Сообществу BPR известна разница между процессом и Wf-процессом. Коалиция WfMC
испытывает трудности с определением различных терминов для процессов, Wf-процессов и ручных
процессов. Не все может быть поддержано Wf-системой.
Если команда BPR ставит целью внедрить "Wf", она должна решить две задачи: во-первых, найти
оптимальный процесс, во-вторых, закодировать этот процесс в "Wf"-системе. Каждая "Wf"-система
имеет ограничения выразительных средств. Каждая из них работает лучше в своем специфичном
типе ситуаций, но все системы требуют, чтобы некоторый процесс был закодирован способом,
принятым именно в данной системе. "Wf"-система может обеспечить хорошее приближение к
процессу, но никогда - точно тот процесс, который нужен. Т.о. всегда наблюдается искажение
процесса. Некоторые "Wf"-системы требуют, чтобы процесс был описан в терминах потоков
документов, направленных от работника к работнику. Именно эта ориентация и породила термин
"Wf". Ориентация на потоки данных может быть полезной для внедрения традиционно
формализуемых процессов, но это может существенно ограничивать BPR-команду. Если документ
перемещается с места на место, это значит, что документ имеет место; пользователь либо имеет
документ, либо не имеет его. В то же время, важной целью BPR является перепроектирование
рабочих процессов, использующее все возможности новых ИТ, наиболее важной из которых
является независимость от размещения информации. Большая часть BPR-команд не обнаружит
смысла в использовании "Wf"-системы, которая будет устанавливать зависимости от места
нахождения информации.
Проблема консервации процессов
Наибольший отдельный недостаток реализации процесса в "Wf"-системе состоит в том, что
процесс становится зафиксированным. Если есть необходимость в организационных изменениях,
придется столкнуться с ценой модификации "Wf"-реализации для учета новых требований. Нужно
отметить, что цели бизнеса - это движущиеся цели, и есть все основания верить, что в будущем
значение этого фактора будет нарастать. Большее число "Wf"-систем спроектировано для
поддержки статических описаний процессов; некоторые из них требуют даже перекомпиляции
сервера для того, чтобы сделать изменения в процессе.
BPR на своем фундаментальном уровне означает изменения. Т.Давенпорт в
процессов идут рука об руку. (В указано, что существуют
принципиальные препятствия для совмещения подходов CPI и BPR в том виде, как их определили
Деминг и Хаммер соответственно - а именно это совмещение часто подразумевается - и эти
препятствия лежат в области человеческого фактора. Требования же к изменчивости процессов
сохраняются по другим причинам, как это и будет указано ниже.) Работа BPR-команды в
некотором смысле никогда не кончается, вместо этого должны прилагаться постоянные усилия для
оценки успеха последних усовершенствований и для поиска новых областей усовершенствований.
Если "Wf"-система действительно поддерживает BPR, она должна поддерживать этот аспект
непрерывного совершенствования реализованных процессов. Если затраты и хлопоты
осуществления малых изменений в процессе будут превышать выгоды от этих малых изменений, то
организация будет "приклеена" к тому процессу, который был спроектирован когда-то (т.е. к тому
состоянию, которое когда-то было названо "как должно быть").
Планировщики и пользователи без участия программистов
BPR-команда должна составляться из экспертов в реинжинируемой области, особенно - из людей,
работающей в ней ежедневно. То же справедливо для реализации процесса на "Wf"-системе, но
последнее может оказаться невозможным, если требуется специальный технический опыт для
реализации процесса. Если для изменений в процессе требуется программист, если сколь угодно
малые изменения требуют привлечения внешнего человека, это повышает стоимость изменений и
формирует барьер против малых усовершенствований процессов. В связи с этим, большее число
"Wf"-систем имеет средства прямого графического описания процессов без участия
программистов. Однако, в этой области все еще требуются существенные увеличения
возможностей.
"Wf", ориентированная на BPR
Можно выделить три ключевые области, в которых "Wf"-системы должны
поддерживать BPR.
- Поддержка индивидуальных решений
BPR предполагает, что процесс, оптимальный для одной организации или группы не обязательно
оптимален для других групп и организаций. "Wf"-система, имеющая возможности поддерживать
для разных групп разные процессы, имеющие оду цель, будет обеспечивать организации большую
производительность.
- Поддержка эволюции процессов
Большинство экспертов по управлению указывают, что для того, чтобы оставаться в лидерах,
организация должна постоянно эволюционировать. Кодирование процессов в "Wf"-системе
подобно замораживанию процесса в одном состоянии при высокой стоимости изменений. Т.о.
"Wf"-системы должны иметь специальные средства для поддержки эволюции процессов. Первое
требование: процессы должны легко модифицироваться без помощи программистов с тем, чтобы
барьер перед изменениями был минимизирован.
- Поддержка процесса BPR
"Wf"-системы должны учитывать, что выполнение BPR требует поддержки работ , выполняемых в
стиле сотрудничества. Описание процессов, их документирование, поддержка обсуждений того,
как внедрить процесс, и общение по поводу результатов - все эти виды деятельности должны иметь
хорошую помощь от "Wf"-систем. "Wf"-система, ориентированная на BPR, должна поддерживать
соответствующие возможности ( включая моделирование процесса по его описанию, поддержку
получения консенсуса, совместную параллельную работу, если это нужно). В настоящее время
отсутствуют системы, обладающие всеми этими возможностями, но есть тенденция быстрого
движения в эту сторону.
- Совместное планирование
Подразумевается совместное создание заготовок процессов. Обычные "Wf"-системы сейчас (1995
год) не поддерживают такого специального ВД множества людей, вовлеченных в проектирование
заготовок процессов. Упоминаемая в "Regatta", разработанная
фирмой Fujitsu, представлена как технология, которая с самого начала разрабатывалась с
включением средств совместного планирования процессов. Это снижает барьер затрат на
автоматизацию "Wf". Указывается, что Regatta - не только средство совместного планирования, в
ней используется набор средств проектирования процессов третьих фирм, что может быть
использовано для добавления средств совместного планирования в любую "Wf"-систему,
поддерживающую стандарты интерфейсов WfMC.
