Средства автоматизации документооборота
В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные
системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем
можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему
контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу
workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что
невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а
сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.
Пакет управления документооборотом Action Workflow
Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации
определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской
дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно
осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше
распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в
систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп
пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть
статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или
иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения
документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании
Action Technologies.
Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который
позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и
просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников
организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий
системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология
определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта,
дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы
систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим
результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость
проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от "графовых систем", где
каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом,
или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность
функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций , в том числе и
так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на
пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все
многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым
привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по
нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.
Основные особенности Action Workflow:
- методология учитывает "человеческий фактор";
- в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их
должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации
производства;
- созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:
документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно
почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;
- четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной
операции отводится определенное количество времени, и система сама по
вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и
реакцию системы на подобное нарушение;
- на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для
своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами
определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего
предприятия;
- доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые
должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит
только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
- поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого-нибудь
отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых
сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы,
которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь
запускаемые процессы пойдут по новой карте);
- система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в
существующие приложения.
Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга
задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты
взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager -
модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за
контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками
временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager
поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую
информацию об интересующих процессах: кто в данный момент работает над проблемой,
посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы
выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или
же получить список документов, которые отправили на обработку.
Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты
процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить
назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы,
штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных.
Последняя и наиболее
ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при
генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда".
Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов,
существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по
времени, либо по затратам.
Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно
сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или
наоборот. При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже
действующие приложения.
Пакет электронного документооборота Staffware
Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и
автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по
технологии "клиент-сервер".
Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:
- поддержка коллективной работы с множеством заданий большого
числа исполнителей;
- динамическое управление и контроль исполнения работ;
- интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;
- использование различных платформ.
StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать
исполнение документов по времени и дате исполнения. Будучи открытой системой, StaffWare
способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод
входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и
проч. Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и
OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и
StaffWare on Infirmix.
Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного
документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при
помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.
Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки
новых процедур.
Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:
процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k}
шаг::=адресат+форма+действие
адресат - пользователь (группа)/роль/переменная
форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +
помощь + выполнение внешних процедур
действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,
сценарии) + выполнение внешних процедур
В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий
маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.
Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare
представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.
Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями,
другие - потомками.
Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения
между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого
документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот
идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого
поиска.
Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных
приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры
мультимедиа и т.п.
Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных,
удовлетворяющая следующим требованиям:
- поддержка иерархического построения, включая распределение на
различных серверах с ограничением прав доступа;
- классификация документов по их типам (входящие, исходящие,
внутренние);
- ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем
реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);
- возможность получения информации о других документах, связанных с
конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках),
санкционирование получения доступа к этим документам;
- объединение документов во временные иерархические группы с
различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения
физического размещения документа в архиве.
Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное
моделирование для каждой процедуры документооборота.
В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем
управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем
workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за
своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод,
хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов,
реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой
деятельности.
[]
[]
